ーーおすすめの記事!ーー

新人経理マンが身に付けるべきExcelの基本3選!最低限これだけはおさえよう! -関数編-

 こんにちは!はまちょうです。

 

 経理職であれば日々の業務で避けて通れないのがExcelでの作業。他職種からのジョブチェンジや、新人として経理に配属された場合に意外と会計知識並みにネックになるのがExcelなどのOAスキルです

 

 僕自身も営業からジョブチェンジした当初は、表にフィルタをかけてデータをソートすることすらままならないようなレベルでした。

 

 Excelを使い始めた当時、まず困ったのが、覚えるべきことが多すぎて、何から覚えれば業務効率化につながるのかわからなかった点です。

 

 この記事では、現役若手経理マンとして日々の業務で頻繁にエクセルを使用している僕が、経理職の業務をこなすにあたって最低限覚えるべきスキルを3点に絞ってお伝えします

 

 普段業務でExcelを使っている人にとっては少々退屈な記事かもしれませんが、しばしお付き合いください。レベルとしては、IFとSUMくらいはなんとなくわかる人向けです。

 ちまちま伝票をみて社内の人に「直してください」というだけが経理の仕事ではありません。もちろんこのような行為も適正な決算を行うために大切ですが、そのうちAIにとってかわられる業務の代表格です。

 

 経理職これから活躍するために身に付けるべき力は、過去に蓄積されたデータから何が言えるかを導き出し、経営層へ伝える力だと思っています。

 

 その第一歩としてご紹介するのが、今回のエクセルの基本です。通常であれば会計システムから膨大な仕訳データをダウンロードして分析などを行うのですが、今回はわかりやすいように簡単なデータを用意しました。

 

 それが下記の仕訳データです。F列の摘要欄を見てもらえればわかるかもしれませんが、これは僕のブログの収支を仕訳形式で記録したものです。

 

 といっても収益は1円も発生していないので「収支」というと語弊がありますが。。

 

 本題にもどすと、通常の業務においてもこのような形式でシステムから仕訳データを抽出することが出来ます。今回は下記のような簡単な例を使用して、基本関数について解説していきたいと思います。

f:id:hamach0:20190418215139j:plain

スキルその1:VLOOKUP関数

VLOOKUP関数の概要

 VLOOKUP関数の作りは下記のようにできています。

=VLOOKUP(①検索値,②範囲,③列番号,④検索方法)

 式だけ見ても全く想像がつかないので、表を使って具体的に見てみましょう。

経理でVLOOKUP関数を使うのはこんな場面

 あるセルに日付を入力すると、その日の借方(費用)の金額を表示できるようにしたいという場面を想定してみましょう。

※1日1取引のみという前提。今のところこの前提は深く考えないで大丈夫です。

f:id:hamach0:20190418222323j:plain

 具体的にイメージすると、上記の黄色いセル(B7)に日付を8桁で入れることによって、上の表からG列の金額を表示させたいということです。

 

 ここではB3セルと同じ“20190127”という数字を黄色セル(B7)に入力して、緑セル(C7)にG3セルの”8,434”を表示させたいと思います。

 

 結論から言うと緑セル(C7)に入力する式は下記の通りとなります。

 =VLOOKUP(B7,B1:H5,6,0)

   ①検索値 ②範囲   ③列番号   ④検索方法

 一つずつ順番に解説していきましょう。

 まずは①検査値です。今回知りたい(表示させたい)のはとある日付の金額です。この金額は黄色いセル(B7)に入力された日付をキーに検索されるので、B7”と入力します。

 

 次に②範囲です。これは①の検索値と、検索値をキーにして知りたい値(今回はG列の借方金額)をどの範囲から持ってくるかを示してあげる必要があります。ここは深く考えずに表全体であるB1:H5”を指定してあげてください。

 

 次に③の列番号です。これは①の検索値を②の範囲のなかから見つけた場合に、左から何番目の列の数字を持ってくればよいかを指定する項目です。今回、B列で検索した行のG列の金額をもってきたいので、B列からG列の数を数えて指定してあげます。G列はB列から数えて6番目なので6”という数字を指定します。

 

 最後に④の検索方法です。これはほとんど使うことがないので意味を覚える必要がありません。0”で固定でOKです。

 

 ここは興味のある方だけ読んでもらいたいのですが、④の検索方法は”完全一致”で検索するか”近似一致””で検索するかの違いです。”0”を記述すると”完全一致”を指定することになります。

f:id:hamach0:20190418224611j:plain

 入力イメージはこんな感じです。後は黄色いセルに20190127”と入れてあげると

f:id:hamach0:20190418224842j:plain

 こんな感じで無事にG列の金額が緑セルに表示されるようになりました。もちろん、20190127だけでなく一番下の20190203を黄色セルに入力しても、G列の1,512”という金額が表示されます。

 

 金額の参照が一件のみであれば手動で転記したほうが早い可能性もありますが、実務をこなすうえではこれが何万行にもなったりします。もはやVLOOKUP関数を使わないという選択肢は考えられませんね。

スキルその2:SUMIF関数

SUMIF関数の概要

 SUMIF関数の作りは下記のようにできています。

=SUMIF(①範囲,②検索条件,③合計範囲)

 SUM”は合計、IF”は条件を指定する関数ですから、勘のいい方はなんとなく用途が想像できたかもしれません。こちらも詳しく見ていきましょう。

経理でSUMIF関数を使うのはこんな場面

f:id:hamach0:20190418222323j:plain

 先ほどのVLOOKUP関数を思い出してみてください。今度は20190123のG列の金額を表示させたいとしましょう。先ほどと同様に、金額を表示したい日付を黄色いセルに入力すると・・・

f:id:hamach0:20190419061342j:plain

 862”という数字が出てきました。しかしこれは意図した結果になっていません。なぜならば、20190123に行われた取引は2行目の”独自ドメイン取得費用”だけでなく4行目の本気で稼げるアフィリエイトブログ”も含まれるべきだからです。

 

 よって、本当に知りたいのは20190123”の合計金額。つまり862”+1,706”=2,568"という金額です。しかしVLOOKUP関数は表の上から探していって、一番最初に見つかった値を返すという特徴があるため、B2セルの20190123”を見つけた時点で検索を終了してしまいます。

 

 そんな時に役経つのがSUMIF関数です。今回の場合、SUMIF関数を使って下記のように書きます。

=SUMIF(B:B,B7,G:G)

 ①範囲 ②検索条件 ③合計範囲

  こちらも順番に説明していきます。

 ①の範囲は検索をしたい範囲です。今回は日付をキーにして検索をするので、表の中で日付が記載されているB列(B:B)を指定します。

※表の範囲だけに絞ってB1:B5”という指定でも大丈夫です。ただし、行が増えた時のことを考えて今回のように列全体を指定してあげたほうが便利なので上記のようにしています。

 

 ②の検索条件は、何をキーにして検索するかを指定してあげます。今回は黄色いセル(B7)に入力された日付をキーに検索するので、B7”を指定します。

 

 ③の合計範囲は、検索結果に合致した場合に、どの列を合計するかを指定してあげます。今回はG列の金額を持ってきたいのでG列(G:G)を指定します。

f:id:hamach0:20190419063707j:plain

 上記のように入力してあげたうえで、黄色いセルに日付20190123”を入れると

f:id:hamach0:20190419063823j:plain

 このように、意図した結果(2行目と4行目の合計)を表示することが出来ました!

スキルその3:文字列操作関数(LEFT、RIGHT、MID関数

文字列操作関数の概要

 代表的な文字列操作関数はLEFT関数”、RIGHT関数”、MID関数”の3つがあるのですが、始めにLEFT関数を例にとって説明します。

=LEFT(①文字列,②文字数)

 こちらも具体例で見てみましょう。

経理で文字列操作関数を使うのはこんな場面

 再びこの表です。

f:id:hamach0:20190419065817j:plain

 先ほどとの違いはC列・D列・E列に数字が入っていないことです。実務で遭遇するパターンとしては、会計システムから抽出したデータにはそもそもC-E列の項目が存在しないような場合です。

 

 つまり、日付8桁だけはあるけれど、何らかの理由で年”・月”・日”だけを表示させたいような場合です。そんな場合にB列の日付8桁を使って任意の文字列を抽出できるのが文字列操作関数です。

 

 まずは年”をC列に表示させるために、C2セルに以下の式を入力します。

=LEFT(B2,4

 ①文字列 ②文字数

  非常にシンプルです。

 ①の文字列は元データを指定してあげます。今回は黄色セル(C2)に”年”を表示させたいので、元となるデータの青セル(B2)を指定してあげます。

 

 ②の文字数は、もって来たい文字数を指定します。今回は西暦なので4”文字を指定します。

f:id:hamach0:20190419070416j:plain

 上記のように入力してあげると

f:id:hamach0:20190419070700j:plain

 無事2019”だけ表示させてあげることが出来ました。

 

 次にE2セルに日”を入力したいとします。先ほどは年”だったので日付の左から上4桁を持ってきました。今度は”日”なので日付の右から2桁を持ってくればよいことになります。

 

 右から”なので今度はRIGHT関数を使います。E2セルに入力する式は下記のとおりです。

=RIGHT(B2,4

 ①文字列 ②文字数

  仕組みは先ほどのLEFT関数と同じなので省略します。上記の式をE2セルに入力すると

f:id:hamach0:20190419071612j:plain

 無事に日付を表示させることが出来ました。

 

 最後に残ったのが月”です。今度は8桁の日付の途中から文字を抜き出さなくてはなりません。そこで使うのがMID関数です。MID関数は以下のような構造になっています。

=MID( B2,5,2

 ①文字列 ②開始位置 ③文字数

  今までの2つと違うところは、②の開始位置があるところです。

 

 “月”は日付8桁の途中から抜き出さなくてはいけないので、このように開始位置を指定してあげることになります。

 

 “月”は5桁目から始まるので、ここでは5を指定してあげます。すると、

f:id:hamach0:20190419071626j:plain

 このように月も表示させることができました。

おわりに

 今回は3選ということで、僕自身が仕訳データの分析をする中で特によく使う関数をご紹介しました。

 

 本当はまだまだご紹介したい関数がたくさんあるのですが、新人経理マンの方は、まずこの3つを確実に使えるようになることから始めればいいと思います。

 

 そのうち慣れてくれば、「不便だな」と感じる時が来るでしょう。そう感じた瞬間こそが次のステップへ進むタイミングです。

 

 エクセルを使えば「こうしたいな」と思ったことはだいたいなんでもできます。

 

 日々の業務の気づきを通じて、ゆっくりとできることを増やしていけばいいと思います。

 

 今回は関数編と銘打ちましたが、こちらの記事新人経理マンが身に付けるべきExcelの基本3選!最低限これだけはおさえよう! -ショートカット編-では使えるショートカットも紹介しています!

 

 以上です!ここまで読んでいただきありがとうございました!