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新人経理マンが身に付けるべきExcelの基本3選!最低限これだけはおさえよう! -ショートカット編-

 こんにちは!はまちょうです。

 

 先日のこの記事新人経理マンが身に付けるべきExcelの基本3選!最低限これだけはおさえよう! -関数編-で、新人経理マンが身に付けるべきExcelの基本として、経理マンの僕自身が業務の中でもっとも使用頻度の高いと考える基本的な関数を紹介しました。

 

 これから経理マンとしてExcelを勉強していく方にもう一つお伝えしておきたいのが各種ショートカットです。

 

 Excelはマウスを使えば直感的に操作できるようになっていますが、キーボードとマウスの往復が、意外と時間の無駄だったりします。

 

 この記事では、数あるショートカットの中から、覚えておいたほうが確実に仕事が捗る基本ショートカットを3つに絞ってご紹介します!

 

 まずはこの3つから覚えて、「不便だな」と思ったらその操作にショートカットがないかを調べることでどんどん業務効率化していきましょう!レベル的にはコピペ(Ctrl+C,Ctrl+V)くらいは知っている人向けです。

 一瞬で数字を合計するショートカット:Shift+Alt+=

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 今回各種ショートカットを説明するにあたって、このデータを使っていきます。このデータは関数編でも紹介しましたが、僕のブログの収支を複式簿記で仕訳したものです。

 

 今回やりたいのが、D列の借方金額の合計を黄色セル(D6)に出力するという操作です。

 

 関数を少し覚えている方であれば、黄色セルに

=SUM(D2:D5)

 上記のように入力するか、またはExcelの画面上部にあるオートSUMボタンをマウスでクリックするかのどちらかでしょう。

 

 しかし、ショートカットを使えば1秒もかからずにこの処理を行うことが出来ます。

 

 具体的な方法としては、黄色セル(D6)にカーソルを合わせて①Shiftキー、②Altキー、③“=”の3つのキーを同時に押すだけ!

 

 これだけでExcelが数値の合計範囲を勝手に選択してくれて

f:id:hamach0:20190420150235j:plain

 実際に式を手入力したり、オートSUMボタンを押したりするのと同じ結果を得ることが出来るのです。

 

 なぜか経理歴が長い人は電卓をたたきたがりますが、時間がもったいないんでこのショートカット一発で片付けちゃいましょう!

数字に3桁ごとにカンマを打つショートカット:Shift+Ctrl+1

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 さて、先ほどの合計ショートカットを使って、上記のように合計金額を出すことが出来ました。しかし上の数字、なんか読みにくくないですか?そうです。カンマ(“,”)が3桁ごとについていないんです。

 

 上記のように5桁程度であれば一瞬でいくらか判断できますが、会社の経理で扱う数字は下手すれば兆を超えます。そんな桁数の多い数字をカンマなしで資料作成したら、間違いなく注意されるでしょう。

 

 正直言って僕自身も経理職に就くまではこの3桁ごとのカンマがあろうがなかろうがすることはなかったのですが、もはや経理マンの間ではこれはマナーです。

 

 また、これは初心者向けの話ではないんですが、上記のような表示はExcel上「文字列」として認識されており、様々なデータ処理を行う際に意図しない結果を招くことがあるため、データ管理上も好ましくありません。

 

 ということで、一刻も早くこの数字たちに3桁区切りのカンマを付けてあげたと思います。マウスを使った操作であれば、カンマ区切りをしたい範囲(D2:D6)を選択したうえで下記画像の黄色マーカー部分

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 カンママークをクリックしてあげれば、無事3桁ごとにカンマを付けることが出来ます。

 

 これもショートカットで1発です。同じようにカンマ区切りしたい範囲を選択して①Ctrl、②Shift、③“1”キーの3つのキーを押してあげれば、すぐにカンマを付けることが出来ます。

 

 蛇足ではありますが、この3つの組み合わせの最後の数字部分を変えるだけで、セル内の数字をいろんな表示形式に変えることもできます。(日付表示や%表示等)興味がある方はぜひいろいろ試してみてください。

自分の好きなメニューをショートカット登録:Alt+数字キー

 今まで紹介したショートカットキーはExcelの標準機能として搭載しているコマンドです。しかし、担当する業務やデータ処理のクセ等によって、各機能の使用頻度は人それぞれ。

 

 「ショートカットでできたら便利なんだけどなー」なんて操作が、意外とデフォルトでショートカット設定が存在しない場合があります。

 

 そんな時に便利なのが「クイックアクセスツールバー」です。クイックアクセルツールバーとは、自分が良く使う操作をAlt数字に登録しておくことによって、自分の好きなショートカットを作る機能です。

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 少し見えにくいですが、上の画像の左上の部分。黄色いマーカーで示したところがクイックアクセスツールバーです。

 

 もし設定をいじっていなければ、ここの部分にはフロッピーマークが存在していると思います。「保存」のショートカットですね。

 

 このクイックアクセスツールバーに操作を登録することで、Alt+数字でその操作をショートカットで実行することが出来ます。数字部分については、左から順番に1、2、・・・となります。

 

 このクイックアクセスツールバーへの登録方法はいくつもあるのですが、ここでは最も直感的で忘れにくい方法をご紹介します。

 

 ここでは一つの例として、セルに入力された文字の位置を「中央揃え」にする操作をクイックアクセスツールバーに登録する手順を紹介します。

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 方法はものすごく簡単です。いつもマウスで実行する場合にクリックするボタンを、右クリックしてあげます。

 すると「クイックアクセスツールバーに追加」という選択肢が出てくるのでそれをクリックすると瞬時に画像左上に反映されます。小さくて見にくいのですが、上の画像の左上、左から4番目のアイコンに「中央ぞろえ」をあらわすものが追加されているのがるでしょうか。

 

 この「中央ぞろえ」は左から4番目にあるので、Alt+“4”キーを押せばマウスを使わずにキーボードの操作だけで「中央揃え」が実行できます。

 

 もちろんこの「中央揃え」の設定はあくまで例です。自分が使いたいものをどんどんかしちゃいましょう。

 

 個人的なお勧めは「データ」の「フィルタ」と「表示」の「ウィンドウ枠の固定」の2つです。経理であればこの2つは必須でしょう!

おわりに

 今回はショートカット編ということで、僕が日頃使っているショートカットのうち基本的なものをご紹介しました。

 

 独学で業務で使っていくうちになんとなく使えるようになっていくと、実はもっと簡単で早い方法があるのに知らなかった!なんてことが多くあります。業務の打ち合わせで共通のディスプレイで他人がExcelを操作するときにこんな気づきがよくあるんです。

 

 Excelに限らず、OAスキル全般に言えることだと思うので、今後も積極的に初心者向けの情報を発信できればと思います!

 

 以上です!ここまで読んでいただきありがとうございました!